“Giải phóng” núi hồ sơ

Số hóa hồ sơ lưu trữ nói chung và số hóa hồ sơ cấp chứng minh nhân dân của lực lượng Cảnh sát QLHC về TTXH nói riêng là bước tiến quan trọng trong công tác cải cách hành chính, góp phần rút ngắn thời gian làm việc, tạo cơ sở cho công tác bảo quản tài liệu, hồ sơ lưu trữ trong tàng thư căn cước công dân, bảo đảm "toàn vẹn, lâu dài", phòng ngừa tình trạng mất dữ liệu do hồ sơ giấy bị ẩm mốc, hư hỏng, cũ nát.

Hàng núi hồ sơ cần được số hóa

Thiếu tá Lê Khắc Hà, Đội trưởng Đội Tàng thư CCCD cho hay, công việc chuyên môn của đơn thường xuyên là quản lý, phân loại, sắp xếp hồ sơ CMND/ CCCD được lưu trữ trong tàng thư theo trình tự nhất định để phục vụ công tác tra cứu, khai thác thông tin theo yêu cầu của các đơn vị nghiệp vụ trong và ngoài thành phố Hà Nội, yêu cầu của các cơ quan, tổ chức cá nhân theo quy định của pháp luật một cách thuận lợi, dễ dàng, chính xác.

Do đó việc số hóa đặt ra yêu cầu cấp thiết, một mặt vừa thực hiện theo chỉ đạo của Bộ Công an, CATP và Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH, mặt khác để phục vụ nhân dân, các cơ quan đơn vị một cách dễ dàng.

Hàng trăm CBCS từ các đơn vị CATP đã được tăng cường cho nhiệm vụ số hóa

Việc làm sạch tờ khai là khâu mở đầu của kế hoạch số hóa, đây là công việc đòi hỏi sự cần mẫn, tỉ mỉ, thận trọng của CBCS. Với số lượng tờ khai và tủ đựng tờ khai CMND quá lớn, cán bộ Đội Tàng thư CCCD phải tiến hành đánh dấu, ghi tên từng ngăn tủ, từng chiếc hòm để đảm bảo thứ tự, vị trí tờ khai không bị xáo trộn sau khi được lấy ra từ các phòng tàng thư, phục vụ việc làm sạch và 'quét' tờ khai lên trường dữ liệu.

Nhiệm vụ 'quét' tờ khai được thực hiện theo một quy chuẩn nhất định, đòi hỏi mỗi cán bộ chiến sỹ phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, có trình độ, hiểu biết về công nghệ thông tin và tập trung cao độ, phải thận trọng, tránh sai sót trong quá trình làm việc.

Ai cũng hết sức cẩn trọng trong nhập dữ liệu, tránh sai sót

CBCS phải lấy từng ngăn tủ, 'quét' tờ khai theo đúng thứ tự, đảm bảo không để xáo trộn tờ khai hoặc sót tờ khai chưa được 'quét'. Dữ liệu tờ khai sau khi 'quét' xong được lưu theo từng file, đặt tên theo đúng ngăn tủ, nam riêng, nữ riêng trên máy tính để kiểm soát và quản lý, tránh trường hợp mất, thiếu dữ liệu, kịp thời sửa dữ liệu bị lỗi, bổ sung dữ liệu còn thiếu.

Những “con ong” mang sắc phục Cảnh sát nhân dân

Đặc thù công việc của cán bộ tàng thư là tra cứu hồ sơ CMND/ CCCD lưu trữ trong các ngăn tủ, đội ngũ CBCS tàng thư có đến 90% quân số là nữ giới. Từ khi bắt đầu thực hiện kế hoạch số hóa, các cán bộ nữ phải thường xuyên bê, vác các ngăn tủ phục vụ làm sạch và 'quét' tờ khai. Để đáp ứng được yêu cầu công tác số hóa với sự hướng dẫn tận tình của cán bộ phụ trách kỹ thuật Phòng Viễn thông tin học cơ yếu CATP, đội ngũ cán bộ tàng thư đã nêu cao tinh thần trách nhiệm, không ngừng trau dồi, học hỏi, nâng cao trình độ về công nghệ thông tin.

Cần mẫn, tỉ mỉ với từng trang hồ sơ

Thiếu tá Lê Khắc Hà chia sẻ, trong quá trình số hóa, không ít những tờ khai cũ, mỏng, làm bằng giấy đen cấp từ năm 1978 được đựng trong những tủ sắt cũng nhuốm màu thời gian. “Còn rất nhiều tủ sản xuất từ năm 1976, có những tủ đã cũ, bị hư hỏng nặng nên việc lấy tờ khai ra và cất tờ khai vào ngăn tủ gặp rất nhiều khó khăn. Những “chứng nhân lịch sử” ấy sản xuất ra bụi mịn, khiến nhiều CBCS bị ảnh hưởng xấu đến sức khỏe” - chỉ huy Đội Tàng thư CCCD bày tỏ.

Nhưng vượt qua tất cả những khó khăn, vất vả ấy, đội ngũ CBCS Đội Tàng thư CCCD và hàng trăm CBCS từ các đơn vị khác nhau trong CATP được tăng cường đã tập trung cao độ, làm việc không ngừng nghỉ, không quản ngại ngày đêm. Ngay cả vào giờ nghỉ trưa, khi đã cởi bộ quân phục khoác trên người, các đồng chí CBCS vẫn tranh thủ khoảng thời gian ngắn ngủi để hoàn thành nhiệm vụ.

CBCS Đội Tàng thư CCCD làm việc bất chấp thời gian để sớm hoàn thành chỉ tiêu số hóa

Đến hết ngày 18-12-2022, giai đoạn 1 của kế hoạch số hóa đã hoàn thành xong. Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH tiến hành phối hợp với Phòng Viễn thông tin học cơ yếu CATP tiến hành chỉnh sửa, copy, sao lưu toàn bộ dữ liệu tờ khai CMND 9 số đã scan từ các máy tính vào ổ cứng để đổ dữ liệu vào máy chủ đặt tại Trung tâm thông tin chỉ huy CATP.

Sau khi được Phòng Viễn thông - tin học - cơ yếu hướng dẫn, đơn vị bắt đầu thực hiện giai đoạn 2 của kế hoạch số hóa - nhập các trường thông tin trên tờ khai CMND 9 số.

Đội ngũ CBCS đều nắm được quy trình công tác và đảm bảo chỉ tiêu nhập dữ liệu tờ khai CMND 9 số được giao. Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH đã thường xuyên kiểm tra chất lượng nhập dữ liệu tờ khai CMND 9 số, kịp thời đôn đốc, nhắc nhở CBCS về việc chỉnh sửa, bổ sung các trường hợp sai lệch thông tin, đảm bảo các thông tin được cập nhật đầy đủ, chính xác. Thời điểm hiện tại, với nỗ lực từng ngày, Đội Tàng thư CCCD đã hoàn thành 85% chỉ tiêu số hóa hồ sơ lưu trữ và hồ sơ cấp CMND.

Nguồn:Báo an ninh thủ đô